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Saisie de données : les solutions pour choisir un prestataire fiable

La concurrence est de plus en plus rude dans l’univers entrepreneurial. De ce fait, bon nombre d’entreprises décident de passer par la sous-traitance d’une partie ou de la totalité de leurs processus de production ou de gestion. C’est notamment le cas de la saisie de données, une tâche essentielle, mais complexe et chronophage. Mais comment choisir un prestataire adapté aux besoins de son entreprise ?

Connaître ses besoins au préalable

La saisie de données est une activité importante qui assure le bon fonctionnement d’une société qu’elle soit une auto-entreprise, une multinationale, une PME ou une TPE. Elle permet de conserver les informations sensibles et importantes, mais aussi d’optimiser l’espace de stockage interne à l’entreprise. 

Avant de choisir un prestataire qui se chargera des opérations de saisie informatique pour son entreprise, il est primordial de définir ses besoins. Cela passe par l’établissement d’une liste des tâches à accomplir afin de savoir si le prestataire, que ce soit pour une saisie délocalisée ou une autre solution d’externalisation, pourra s’en charger avec précision. Déjà, on retrouve un grand nombre de types de données. 

  • Les données de type caractère ou texte 
  • Les données numériques 
  • Les données monétaires 
  • Les données date et heure 
  • Les formules 
  • La saisie d’éléments de comptabilité 
  • La saisie d’informations pour le service marketing et commercial 
  • Les données relatives au stock d’une société 

Ce sera à partir de ces informations qu’il sera possible de diriger son choix vers le type de prestataire adapté. Mais en plus de cela, plusieurs points doivent également être mis en évidence afin d’avoir une précision sur les compétences de celui-ci.

Affiner les recherches sur internet et comparer les offres

La toile est notamment l’un des canaux les plus accessibles pour pousser les recherches d’un prestataire de saisie de données informatique. En quelques clics seulement, il est possible d’avoir sous la main une liste des structures qui opèrent dans le domaine. Cependant, toutes les entreprises mentionnées ne se valent pas. Il est indispensable d’analyser chaque société.

Le prestataire idéal est celui qui dispose déjà d’une bonne expérience dans le domaine ainsi que des compétences significatives. Déjà, il faut qu’il ait un site internet où il démontre ses prestations, ses coordonnées, ses tarifs… Les avis des internautes et des clients peuvent aussi indiquer les compétences de la structure en question, sans oublier les forums.

Plusieurs entreprises seront présentes sur la liste évoquée précédemment. De ce fait, il faudra faire jouer la concurrence. L’idéal serait d’opter pour celle qui est dotée d’une certaine notoriété sur le marché. Le tarif peut également être un critère significatif. Par contre, il est conseillé d’être vigilant sur les tarifs trop alléchants. Pour compléter ces points, il est essentiel qu’il respecte ses obligations sociales et fiscales. De ce fait, il doit mentionner quelque part certains documents comme le SIRET, l’attestation de régularité fiscale, l’autorisation d’exercer…

S’entretenir et prendre contact avec le prestataire

Après avoir effectué les étapes précédentes, vous avez maintenant quelques prestataires en tête. L’idéal serait de contacter directement l’une d’entre elles. Un entretien est la meilleure solution pour obtenir des informations claires sur leurs prestations et leurs compétences techniques. C’est notamment le bon moment pour poser toutes les questions liées à ses prestations.

Le prestataire se doit de répondre clairement à toutes les questions qui lui sont posées comme la capacité à réaliser les tâches dans les délais convenus, les moyens matériels pour effectuer les missions, les technologies en place, les moyens humains au sein de l’entreprise, la confidentialité et la sécurité des données, les tarifs, les garanties… 

Le but est d’avoir une idée claire sur l’efficacité et la transparence de celui-ci. Ce contact est réellement indispensable pour mettre les idées au clair vis-à-vis du prestataire avant de passer à un accord de collaboration.

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