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lundi, octobre 3, 2022

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Organiser un événement d’entreprise : pourquoi faire appel à un prestataire logistique ?

Un événement est caractérisé par la mobilisation d’un ensemble de prestataires techniques, de matériel et de ressources. Ces derniers doivent être pleinement opérationnels au bon moment pour faire de l’événement un succès. C’est là que la logistique entre en scène, c’est une démarche qui vise à articuler l’ensemble des ressources permettant d’assurer la réussite de l’événement.

Conseils pratiques pour assurer la logistique d’un événement

Avant de procéder à une organisation, il est nécessaire de comprendre les activités et les valeurs d’une entreprise. De cette manière, les éléments qu’il faudra choisir pour la logistique événementielle devront être conformes à la culture et l’identité de l’entreprise. Ainsi, pour organiser un événement professionnel, il est extrêmement important de connaître qui est porteur du projet et qui sera présent à la soirée.

Il faudra également prendre connaissance du nombre de convives. Ces informations déterminent le type d’événement que l’équipe logistique aura à prendre en charge. Par exemple, il sera inutile de prévoir une scène s’il s’agit simplement d’un séminaire.

Il convient aussi de mettre le point sur l’ambiance attendue, la durée ainsi que le programme de l’événement, pour choisir les éléments à intégrer. Ensuite, il faudra communiquer l’endroit pour effectuer les études d’aménagement. En effet, avoir une vue réelle sur l’espace permettra de s’y projeter facilement.

La date doit également être communiquée. Seule cette information pourra engager le début de toute planification, comme la réservation de matériels, la sollicitation des services de transports, le contact des intervenants, etc. Et lorsque toutes les informations seront à disposition, il faudra effectuer un devis de la logistique événementielle et faire des ajustements, en faisant appel à une agence événementiel wagram & vous.

Focus sur les missions d’un prestataire en logistique événementielle

Concrètement, la logistique événementielle est le fait d’identifier les ressources et compétences qui seront nécessaires à la réussite d’une soirée professionnelle. Elle concerne les techniciens en son et lumière, la sonorisation, l’éclairage, l’installation d’une scène, l’aménagement du parking, etc.

Mais elle rejoint également les aspects administratifs tels que la déclaration à la préfecture ou à la mairie. Ensuite, le prestataire en logistique événementiel se charge d’assurer le bon déroulement de l’acheminement de ces ressources en temps et en heure. D’ailleurs, elles devront arriver sur le lieu de l’événement dans le bon ordre, pour assurer la logistique.

Il assurera par exemple que la structure scénique arrive avant l’éclairage. Par ailleurs, en choisissant de faire appel à des prestataires professionnels, une entreprise bénéficie d’une équipe logistique qui s’occupe de l’installation des matériels. Elle prend soin à ce que ces derniers restent intacts. De plus, elle prévoit toujours un test du matériel, afin que tout soit fonctionnel le jour J.

À la fin de l’événement, le prestataire en logistique événementielle et son équipe s’entraident pour tout ranger. Les lieux doivent retourner à leur état d’origine. S’il s’agit d’une soirée itinérante, il faudra s’assurer que toute la logistique soit transportée d’un lieu à un autre sans encombre. Une fois l’événement terminé, le logisticien s’occupe du démontage et du rapatriement de tous les matériels.

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