Avoir une politique de voyages d’affaires solide est essentiel pour toute entreprise qui emploie plus d’une personne. En éliminant les erreurs d’interprétation, il est important d’avoir un ensemble de bonnes pratiques en matière de politique de voyage d’entreprise, afin que tout le monde soit aligné et traité équitablement.
C’est également important pour la diligence raisonnable et les formalités légales, pour protéger votre entreprise et ses employés. Avec de plus en plus de collègues travaillant à distance et voyageant pour affaires, il est essentiel de mettre en place une politique de voyage d’entreprise claire et réfléchie.
Bien qu’il soit impossible d’envisager toutes les éventualités, la plupart des meilleures pratiques devraient couvrir tous les éléments clés essentiels au devoir de diligence. Celles-ci vont de la soumission des dépenses à la sécurité personnelle.
Si vous élaborez actuellement un ensemble de directives relatives aux voyages d’affaires, voici quelques points clés à inclure dans votre document.
Tenir compte des objectifs
Comme pour tout travail, il est important de définir vos objectifs dès le départ. Si l’un des principaux objectifs est de réduire les dépenses ou de proposer les meilleures pratiques pour partager des chambres par exemple, cela devrait sous-tendre chaque section.
Cependant, à tout le moins, une politique de voyage d’entreprise devrait englober :
- une politique de dépenses,
- une liste de fournisseurs préférés (hôtels, compagnies aériennes, etc.),
- des programmes de fidélisation,
- un processus de réservation,
- des coûts plafonnés,
- des indemnités journalières,
- la sûreté et la sécurité,
- une assurance voyage
Pour ne pas se perdre dans toutes ses tâches, surtout si vous n’avez pas l’expérience, il est fortement conseillé d’opter pour un service spécialisé en gestion de voyages d’affaires. Une agence de voyage d’affaire a l’expérience et le savoir-faire nécessaire pour optimiser les déplacements et toute l’organisation y afférente.
Soyez minutieux
Pour éviter tout doute, les meilleures pratiques en matière de politique de voyage d’entreprise consistent à être aussi détaillées que possible. Rien ne doit être laissé à une mauvaise interprétation.
Une attention particulière doit être portée aux zones grises telles que :
- qui devrait être responsable du paiement des repas d’affaires dans une dynamique d’équipe ?
- comment gérer les dépenses en termes de reçus et de dates de soumission et l’étiquette pour accepter des cadeaux de tiers
De plus, chaque membre de l’entreprise de haut en bas doit s’y conformer.
Puisqu’il n’y a pas de politique de voyage d’entreprise universelle, il est important de considérer les éléments qui peuvent être spécifiques à votre entreprise. Par exemple, si des collègues voyagent fréquemment en voiture, vous pouvez inclure un calculateur de kilométrage à utiliser. N’hésitez pas à créer le document sur mesure pour votre entreprise.
Assurance voyage
Bien que vous n’en ayez jamais besoin, il est important d’être clair sur votre assurance voyage d’affaires. Cela devrait inclure tout ce que la politique couvre et ne couvre pas. Comme ce n’est pas un domaine que la plupart des gens passeront trop de temps à lire, sortez les clés à emporter. Par exemple, le collègue est-il couvert s’il rate son train, et s’il décide de prolonger son voyage d’affaires pour le plaisir ?
Les collègues devraient également recevoir un contact d’urgence pour l’assurance voyage ou médicale, au cas où ils auraient besoin d’aide en dehors du bureau.
Flexibilité de l’offre
Cependant, les directives ne devraient pas être si rigides qu’il n’y ait pas de place pour le choix. Les employés ont la possibilité de choisir leurs hôtels, voitures, opérateurs de train préférés, etc. Par conséquent, c’est une bonne idée d’offrir un certain choix et une certaine flexibilité, tout en offrant des paramètres équitables pour les coûts et les fournisseurs plafonnés.
