Externaliser la saisie des données en entreprise : les avantages

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Les documents sont des éléments indissociables de la vie d’une entreprise. Raison pour laquelle il faut bien veiller à ce qu’ils soient bien transcrits et bien stockés. Pour éviter la perte des informations précieuses, certaines entreprises choisissent d’archiver tout ou une partie de leurs documents en format numérique.

Pour cela, il faut toujours passer par la case « saisie des données ». Une tâche à priori simple, mais qui se révèle très chronophage, la saisie des données peut faire perdre du temps à l’entreprise et demande souvent l’intervention de plusieurs personnes. L’externalisation de cette activité peut donc se présenter avantageuse.

Le BPO, externaliser pour se concentrer sur l’essentiel

Externaliser la saisie de données est un moyen pour les organismes de rester dans la concurrence, à condition, certes de bien choisir le partenaire idéal. En effet, en confiant cette tâche, considérée comme annexe, à un prestataire de confiance, l’entreprise conserve tout son potentiel. Les salariés peuvent se décharger de ces tâches chronophages et se recentrer en toute quiétude sur leurs principales activités. Ainsi, l’entreprise pourra atteindre rapidement ses objectifs stratégiques et être davantage concurrentielle.

Comme mentionnée un peu plus haut, la numérisation des documents d’entreprise demande un certain temps. En optant pour l’externalisation, l’entreprise pourra gagner du temps considérable sur le traitement de ses documents. C’est elle qui décide du délai de livraison.

Externaliser pour accroître la qualité des services

Aussi nécessaire soit-elle, la saisie des données fait perdre, non seulement du temps, mais demande également certaines compétences. Les prestataires spécialisés dans ce domaine peuvent garantir la transcription conforme des documents d’entreprise, et ce malgré la quantité importante des données à saisir. Pour y parvenir, ils mettent en œuvre différents processus : technologiques, juridiques, commerciaux, comptables…

De plus, les agents spécialisés dans la saisie des documents sont formés pour travailler dans le strict respect des règles afin d’assurer la sécurité des données des entreprises. Il est bon de noter que la loi oblige les entreprises à sauvegarder les documents utilisés dans l’exercice de leur activité pour garantir leur sécurité. Le but de l’externalisation est donc l’optimisation de la qualité des services, la sécurisation des données.

Une solution pour maîtriser les coûts

En externalisant la saisie des données, l’entreprise aura un meilleur contrôle sur les dépenses financières à engager dans ce projet. Elle pourra rester maître du coût de la prestation. Cependant, le prix peut varier selon le type de prestation demandé, et surtout le volume des documents à transcrire. Plus le volume du travail demandé est important, plus le coût de la prestation est élevé.

En général, externaliser la saisie des données revient toujours moins cher que de la traiter en interne. En confiant cette tâche annexe à une entreprise externe, l’entreprise se libère des différentes contraintes liées, entre autres, à l’embauche de nouveaux salariés dédiés à la prise en charge de la saisie des documents. Cela lui permettra de diminuer considérablement les charges. Elle n’aura pas également besoin d’investir dans un tel ou tel matériel informatique pour transcrire les documents. C’est donc une solution efficace pour faire des économies.

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